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von RA Phil Salewski

Formularsammlung Arbeitsrecht: Muster-Betriebsvereinbarung für die Nutzung geschäftlicher Mailkonten

News vom 14.06.2022, 12:47 Uhr | Keine Kommentare

Der freizügige Gebrauch von geschäftlichen Mailkonten durch Arbeitnehmer birgt für Arbeitgeber erhebliche Sicherheits- und Datenschutzrisiken. Daher kann ein begründetes betriebliches Interesse bestehen, Arbeitnehmern bestimmte Nutzungsformen zu verbieten. Ist ein Betriebsrat bestellt, gelingt dies am besten über eine Betriebsvereinbarung. In der Formularsammlung Arbeitsrecht stellt die IT-Recht Kanzlei eine entsprechende Muster-Betriebsvereinbarung bereit.

Im Schutzpaket Arbeitsrecht stellt die IT-Recht Kanzlei neben vielen weiteren Musterschreiben und -formularen für Arbeitgeber nun auch eine rechtskonforme Betriebsvereinbarung zur Regulierung der geschäftlichen Mailkonto-Nutzung bereit.

  • Mandanten können das Paket direkt aus dem Mandantenportal hier buchen.
  • Nicht-Mandanten können das Paket hier bestellen.

I. Risikobehaftete Nutzungsformen für geschäftliche Mailkonten

Die den Arbeitnehmern erlaubten Verhaltensweisen bei der Nutzung geschäftlicher Mailkonten sollten im Unternehmen gut durchdacht sein. Zu weitläufige oder undefinierte Nutzungsberechtigungen bergen erhebliche Risiken für den Arbeitgeber.

Risikobehaftet ist einerseits die Privatnutzung geschäftlicher Mail-Accounts durch den Arbeitnehmer, weil diese datenschutzrechtlich vor Zugriffen durch den Arbeitgeber besonders geschützt sein muss. Wird private Kommunikation zugelassen, darf diese also vom Arbeitgeber ohne gesonderte Arbeitnehmereinwilligung weder archiviert noch sonstwie ausgewertet werden.

Ebenfalls problematisch ist im geschäftlichen Bereich die Mailkommunikation mit nicht vertrauenswürdigen Absendern, das Öffnen von Phishing-Mails und unbekannten Dateianhängen sowie der Missbrauch des geschäftlichen Mailkontos für werbliche Rundmails.

Arbeitgeber haben in Anbetracht der Risiken das Recht, Arbeitnehmern bestimmte Nutzungsarten des geschäftlichen Mailaccounts zu untersagen.

asd

II. Muster-Betriebsvereinbarung in der Formularsammlung Arbeitsrecht

Ist im Unternehmen ein Betriebsrat eingesetzt, kann dies aufwands- und ressourcensparend per Betriebsvereinbarung geschehen: Bertriebsvereinbarungen entfalten für reguläre Arbeitnehmer im Betrieb universell rechtsverbindliche Wirkung.

Zu diesem Zweck hat die IT-Recht Kanzlei der neuen Muster- und Formularsammlung zum Arbeitsrecht jüngst eine umfängliche Muster-Betriebsvereinbarung zur Regulierung des betrieblichen Mailverkehrs hinzugefügt.

Mit dieser Betriebsvereinbarung wird den arbeitgeberischen Sicherheitsinteressen bestmöglich Rechnung getragen.

Wesentliche Inhalte der Muster-Bertriebsvereinbarung sind:

  • die Untersagung der Privatnutzung betrieblicher Mailaccounts
  • die Definition und das Verbot unzulässigr Verhaltensweisen (wie etwa Downloads nicht vertrauenswürdiger Anhänge, das Öffnen nicht vertrauenswürdiger Links)
  • Regelungen zur Abwicklung sensibler geschäftlicher Kommunikation (mit Betriebsrat, Betriebsarzt etc.)
  • die Festlegung datenschutzrechtskonformer Kontrollmechanismen
  • die Ankündigung arbeitsrechtlicher Konsequenzen für Zuwiderhandlungen

III. Die Muster- und Formularsammlung zum Arbeitsrecht

Für nur 7,90€ netto im Monat stellt die IT-Recht Kanzlei Arbeitgebern praktische, rechtskonforme Musterschreiben und Musterformulare zur Verfügung, die in wenigen Schritten personalisiert und zur Erfüllung und Umsetzung arbeitsrechtlicher Erfordernisse verwendet werden können. Gepaart werden diese Muster mit hilfreichen rechtlichen Ausführungen zum jeweiligen Themenbereich.

Die Sammlung zum Arbeitsrecht deckt rechtlich die Bereiche des Arbeitsvertrags- und des Arbeitnehmerdatenschutzrechts ab und beinhaltet derzeit das Folgende:

Arbeitsvertragsrecht

  • Abmahnungen für verhaltensbedingte Vertragspflichtverletzungen
  • Arbeitsvertrag
  • Arbeitsvertrag für Beschäftigungen im Übergangsbereich (Midi-Jobs)
  • Arbeitsvertrag für die befristete Beschäftigung
  • Arbeitsvertrag für geringfügig entlohnte Beschäftigte ("Minijobber")
  • Arbeitsvertrag für geringfügig entlohnte Beschäftigte mit flexiblen Arbeitszeiten (Arbeit auf Abruf)
  • Arbeitsvertrag für Werkstudenten
  • Die Kündigung des Arbeitsverhältnisses durch den Arbeitgeber
  • Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) zum Abschluss mit Arbeitnehmern
  • Muster-Aufhebungsvertrag für das Arbeitsverhältnis
  • Muster-Nachweisschreiben zur Erfüllung der Informationspflichten über wesentliche Arbeitsbedingungen ab dem 01.08.2022
  • Zusatzvereinbarung für die anteilige Arbeitsverrichtung aus dem Home Office (Hybridmodell Homeoffice und Präsenzarbeit)
  • Zusatzvereinbarung für die Arbeit aus dem Home Office
  • Zustimmungsvereinbarung für die Einführung von Kurzarbeit
  • stetige Erweiterung + Aktualisierung

Arbeitnehmerdatenschutz

  • Betriebsvereinbarung zur Regulierung der Nutzung betrieblicher E-Mail-Konten
  • Datenauskunft gegenüber Arbeitnehmern
  • Datenschutzerklärung für das Arbeitsverhältnis
  • Erklärung des Arbeitnehmers zur Verpflichtung auf den Datenschutz (Datengeheimnis)
  • Veröffentlichung von Arbeitnehmerfotos im Internet: Einwilligungserklärung mit Datenschutzhinweisen
  • Weisung zur Untersagung der privaten Nutzung betrieblicher Arbeitsmittel
  • stetige Erweiterung + Aktualisierung

Das Beste: die Sammlung wird stetig aktualisiert und laufend erweitert.

Mandanten können das Paket direkt aus dem Mandantenportal hier buchen.

Nicht-Mandanten können das Paket hier bestellen.

Tipp: Sie haben Fragen zu dem Beitrag? Diskutieren Sie hierzu gerne mit uns in der Unternehmergruppe der IT-Recht Kanzlei auf Facebook.

Autor:
Phil Salewski
Rechtsanwalt

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